Datenschutzerklärung der UPGRAIT GmbH

Informationen nach Art. 13 und 14 DSGVO

Stand: Oktober 2026

Diese Datenschutzerklärung informiert über die wesentlichen Verarbeitungen personenbezogener Daten durch die UPGRAIT GmbH. Für einzelne Produkte oder besondere Leistungen können ergänzende Datenschutzinformationen bereitgestellt werden.

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

UPGRAIT GmbH
Sunderhues Esch 14
48683 Ahaus
Deutschland

Telefon: 02561-971805
E-Mail: Loading...

Datenschutzanfragen können an die vorgenannte Anschrift oder E-Mail-Adresse gerichtet werden.

2. Für welche Verarbeitungen diese Datenschutzerklärung gilt

Diese Datenschutzerklärung beschreibt die Verarbeitung personenbezogener Daten durch UPGRAIT insbesondere in folgenden Bereichen:

Nutzung der Webseiten und Online-Angebote von UPGRAIT,
Kommunikation mit Interessenten, Kunden, Lieferanten und sonstigen Geschäftspartnern,
Angebotserstellung, Vertragsabwicklung, Rechnungsstellung und Zahlungsverkehr,
IT-Dienstleistungen, Support, Ticketsysteme, Wartung, Administration und Reparaturen,
Arbeiten an Servern, PCs, Netzwerken, Telefonanlagen und sonstigen technischen Systemen,
Hosting von Domains, Webseiten, Webspace, Mailservern und E-Mail-Postfächern,
Bereitstellung und Betrieb von Cloud-Diensten, insbesondere Nextcloud,
Planung, Lieferung, Installation und Wartung von Schließanlagen,
Entwicklung, Herstellung, Vertrieb, Support und Produktbeobachtung eigener Produkte,
Generalunternehmer- und Projektleistungen, insbesondere die Koordination von Bauprojekten, Handwerkern, Lieferanten und sonstigen Projektbeteiligten,
Bearbeitung von Sicherheits-, Abuse- und Hinweismeldungen,
Erfüllung gesetzlicher Dokumentations-, Aufbewahrungs- und Nachweispflichten.

Für einzelne Produkte, Dienste oder Verarbeitungsvorgänge können ergänzende Datenschutzinformationen bereitgestellt werden.

3. Rolle von UPGRAIT: Verantwortlicher und Auftragsverarbeiter

3.1 UPGRAIT als Verantwortlicher

UPGRAIT verarbeitet personenbezogene Daten in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortung, soweit UPGRAIT selbst über Zwecke und wesentliche Mittel der Verarbeitung entscheidet.

Dies betrifft insbesondere:

Interessenten- und Kundenverwaltung,
Angebotserstellung und Vertragsabwicklung,
Abrechnung und Zahlungsverkehr,
eigene Geschäfts-, Service- und Projektdokumentation,
Kommunikation mit Ansprechpartnern,
Lieferanten- und Partnerverwaltung,
Gewährleistungs-, Garantie- und Servicevorgänge,
Produktdokumentation und gesetzliche Herstellerpflichten,
IT- und Informationssicherheit der eigenen Systeme,
Durchsetzung und Abwehr von Rechtsansprüchen,
Erfüllung gesetzlicher Pflichten.

3.2 UPGRAIT als Auftragsverarbeiter

Bei bestimmten Leistungen verarbeitet UPGRAIT personenbezogene Daten ausschließlich im Auftrag und nach dokumentierter Weisung eines Kunden.

Dies kann insbesondere der Fall sein bei:

Hosting von Webseiten, Webspace und Mailservern,
Bereitstellung und Betrieb von Nextcloud,
Administration und Wartung von Kundensystemen,
Server-, Netzwerk- und Client-Support,
Bearbeitung von Supporttickets mit personenbezogenen Kundendaten,
Datensicherungs-, Migrations- oder Wiederherstellungsleistungen,
Wartung elektronischer Schließanlagen, soweit hierbei Zutritts- oder Nutzerdaten des Kunden verarbeitet werden,
sonstigen technischen Dienstleistungen, bei denen UPGRAIT auf personenbezogene Daten zugreift, die der Kunde selbst zu verantworten hat.

Soweit UPGRAIT als Auftragsverarbeiter tätig wird, richtet sich die Verarbeitung nach Art. 28 DSGVO und der mit dem jeweiligen Kunden abgeschlossenen Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (AVV).

Die AVV ist ein gesondertes Dokument und nicht Bestandteil dieser Datenschutzerklärung.

3.3 Abgrenzung

Nicht jeder technische Zugriff auf ein Kundensystem führt automatisch zu einer Auftragsverarbeitung. Die datenschutzrechtliche Einordnung richtet sich nach dem konkreten Auftrag, der Art der Daten und danach, wer über Zweck und Mittel der jeweiligen Verarbeitung entscheidet.

Soweit UPGRAIT Daten für eigene Zwecke verarbeitet, etwa zur Vertragsverwaltung, Rechnungsstellung, IT-Sicherheit, Missbrauchsabwehr oder Erfüllung gesetzlicher Pflichten, erfolgt diese Verarbeitung in eigener Verantwortlichkeit.

4. Allgemeine Rechtsgrundlagen

UPGRAIT verarbeitet personenbezogene Daten nur, wenn hierfür eine Rechtsgrundlage besteht.

Je nach Verarbeitung kommen insbesondere folgende Rechtsgrundlagen in Betracht:

4.1 Vertrag und vorvertragliche Maßnahmen – Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

Diese Rechtsgrundlage gilt insbesondere, wenn die betroffene Person selbst Vertragspartner von UPGRAIT ist oder eine Verarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Anfrage der betroffenen Person erforderlich ist.

4.2 Rechtliche Verpflichtung – Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO

UPGRAIT verarbeitet Daten, soweit dies zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich ist, insbesondere aus dem Handels-, Steuer-, Produktsicherheits-, Nachweis- oder sonstigen anwendbaren Recht.

4.3 Berechtigte Interessen – Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

UPGRAIT verarbeitet personenbezogene Daten auf Grundlage berechtigter Interessen, soweit nicht die Interessen, Grundrechte oder Grundfreiheiten der betroffenen Person überwiegen.

Zu den berechtigten Interessen von UPGRAIT gehören insbesondere:

ordnungsgemäße Durchführung und Dokumentation von Geschäftsabläufen,
Kommunikation mit Ansprechpartnern von Kunden und Geschäftspartnern,
Bearbeitung und Dokumentation von Support- und Servicevorgängen,
Gewährleistung der IT- und Informationssicherheit,
Missbrauchs-, Betrugs- und Angriffserkennung,
Dokumentation von Projektverläufen,
Durchsetzung, Sicherung und Abwehr von Rechtsansprüchen,
Schutz von Eigentum, Anlagen, Systemen und Geschäftsgeheimnissen,
Verbesserung und zuverlässiger Betrieb eigener Produkte und Dienstleistungen.

4.4 Einwilligung – Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO

Soweit UPGRAIT eine Einwilligung einholt, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage dieser Einwilligung.

Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

4.5 Lebenswichtige Interessen – Art. 6 Abs. 1 lit. d DSGVO

In außergewöhnlichen Fällen kann eine Verarbeitung zum Schutz lebenswichtiger Interessen einer natürlichen Person erforderlich sein.

5. Kategorien personenbezogener Daten

Je nach Geschäftsbeziehung und Leistung kann UPGRAIT insbesondere folgende Daten verarbeiten:

Stamm- und Kontaktdaten, z. B. Name, Firma, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse,
Ansprechpartner- und Beschäftigtendaten bei Kunden, Lieferanten und Projektpartnern,
Vertrags-, Angebots-, Auftrags- und Projektdaten,
Rechnungs-, Zahlungs- und Buchhaltungsdaten,
Bank- und SEPA-Mandatsdaten,
Liefer- und Versandinformationen,
Kommunikationsinhalte und Korrespondenz,
Ticket-, Support- und Servicedaten,
technische Geräte-, System-, Netzwerk- und Konfigurationsdaten,
Seriennummern, Inventar- und Produktdaten,
Fehler-, Diagnose- und Wartungsinformationen,
IP-Adressen, Zeitstempel, Protokoll- und Sicherheitsdaten,
Benutzer- und Berechtigungsinformationen,
Zugangsdaten, soweit deren Verarbeitung für einen konkreten Auftrag erforderlich ist,
Domain-, DNS-, Hosting- und Mailkonfigurationsdaten,
Schließplan-, Schlüssel-, Zylinder-, Berechtigungs- und gegebenenfalls Zutrittsdaten,
Projekt-, Gebäude-, Standort-, Planungs- und Baustellendaten,
Bild- und Fotodokumentationen, soweit sie für einen Auftrag oder dessen Dokumentation erforderlich sind,
Daten aus Gewährleistungs-, Reklamations-, Support- und Produktsicherheitsvorgängen,
Inhalte, die eine betroffene Person oder ein Kunde UPGRAIT im Rahmen eines Auftrags übermittelt.

UPGRAIT verarbeitet nur diejenigen Daten, die für den jeweiligen Zweck erforderlich sind.

6. Besuch unserer Webseiten und technische Protokolldaten

6.1 Bereitstellung der Webseite

Beim Aufruf unserer Webseiten werden technisch erforderliche Daten verarbeitet, damit die Webseite ausgeliefert sowie sicher und stabil betrieben werden kann.

Hierzu können insbesondere gehören:

IP-Adresse,
Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
angeforderte URL bzw. Ressource,
übertragene Datenmenge,
HTTP-Statuscode,
Browser- und Betriebssysteminformationen,
Referrer-Informationen, soweit vom Browser übermittelt,
technische Fehler- und Sicherheitsinformationen.

Die Verarbeitung erfolgt insbesondere auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht im sicheren, stabilen und fehlerfreien Betrieb unserer Webseiten sowie in der Erkennung und Abwehr von Angriffen und Missbrauch.

6.2 Logdateien

Server- und Sicherheitsprotokolle werden im Regelbetrieb grundsätzlich für 30 Tage gespeichert und anschließend gelöscht bzw. überschrieben.

Bei einem konkreten Sicherheitsvorfall können die hierfür relevanten Protokolldaten länger gespeichert werden, soweit dies zur Aufklärung, Beweissicherung oder Geltendmachung bzw. Abwehr von Ansprüchen erforderlich ist.

6.3 Technisch erforderliche Speicherungen, Cookies und Local Storage

Unsere öffentliche Webseite verwendet derzeit keine Analyse-, Marketing- oder Trackingdienste.

Soweit Cookies eingesetzt werden, dienen diese ausschließlich technisch erforderlichen Funktionen.

Zusätzlich kann der Browser-Speicher („Local Storage“) verwendet werden, um vom Nutzer gewählte Darstellungs- oder Bedienpräferenzen, etwa eine Anzeige- oder Theme-Einstellung, lokal im Browser zu speichern. Eine Nutzung dieser Informationen zu Werbe-, Profiling- oder Trackingzwecken erfolgt nicht.

Soweit hierfür Informationen auf dem Endgerät gespeichert oder ausgelesen werden, erfolgt dies ohne Einwilligung nur, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür vorliegen, insbesondere wenn dies zur Bereitstellung einer vom Nutzer ausdrücklich gewünschten Funktion unbedingt erforderlich ist.

Sollten künftig Analyse-, Marketing- oder sonstige nicht erforderliche Technologien eingesetzt werden, werden diese nur nach Maßgabe der gesetzlichen Anforderungen und, soweit erforderlich, nach vorheriger Einwilligung eingesetzt.

7. Kontaktaufnahme und Geschäftskommunikation

Wenn Sie uns per E-Mail, Telefon, Kontaktformular, Brief oder auf anderem Weg kontaktieren, verarbeiten wir die dabei übermittelten Daten zur Bearbeitung und Dokumentation Ihrer Anfrage.

Je nach Anlass erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von:

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags mit der betroffenen Person,
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bei geschäftlicher Kommunikation mit Ansprechpartnern eines Unternehmens oder sonstigen Geschäftspartners,
Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, soweit gesetzliche Dokumentationspflichten bestehen.

Geschäftliche Korrespondenz kann im Rahmen gesetzlicher Aufbewahrungspflichten gespeichert werden.

8. Angebote, Aufträge, Verträge und Kundenverwaltung

Zur Anbahnung, Durchführung und Abwicklung von Kundenaufträgen verarbeitet UPGRAIT insbesondere:

Kunden- und Ansprechpartnerdaten,
Angebots- und Auftragsdaten,
Leistungsbeschreibungen,
Vertragsunterlagen,
Kommunikations- und Projektdaten,
Liefer- und Leistungsnachweise,
Rechnungs- und Zahlungsdaten,
Gewährleistungs- und Reklamationsinformationen.

Ist die betroffene Person selbst Vertragspartner, erfolgt die Verarbeitung insbesondere auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Bei Ansprechpartnern, Beschäftigten oder Erfüllungsgehilfen eines Firmenkunden erfolgt die Verarbeitung regelmäßig auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse liegt in der Durchführung und Verwaltung der Geschäftsbeziehung.

Gesetzlich aufzubewahrende Unterlagen werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO gespeichert.

9. IT-Dienstleistungen, Ticketsystem, Wartung und Reparatur

9.1 Allgemeines

UPGRAIT erbringt unter anderem IT-Dienstleistungen an Servern, PCs, Netzwerken, Telefonanlagen und sonstigen technischen Systemen.

Im Rahmen solcher Aufträge können insbesondere verarbeitet werden:

Kontaktdaten und Ansprechpartner,
Ticket- und Fehlerbeschreibungen,
System- und Inventardaten,
Seriennummern,
IP-Adressen und Netzwerkdaten,
Konfigurationsinformationen,
Benutzer- und Berechtigungsdaten,
Protokoll- und Diagnosedaten,
Zugangsdaten, soweit dies für die Durchführung erforderlich ist,
Inhalte auf Kundensystemen, soweit ein Zugriff technisch erforderlich oder im Rahmen der Fehleranalyse unvermeidbar ist.

9.2 Ticketsystem

Supportanfragen können in einem Ticketsystem dokumentiert werden.

Dort können insbesondere gespeichert werden:

Absender und Kontaktdaten,
Zeitpunkt und Verlauf der Anfrage,
Fehlerbeschreibung,
Kommunikationsverlauf,
technische Informationen,
Bearbeitungsmaßnahmen,
beteiligte Mitarbeiter oder Dienstleister,
Anhänge, Screenshots und Diagnosedaten.

Die Speicherung dient der geordneten Bearbeitung, Nachvollziehbarkeit, Dokumentation und Qualitätssicherung von Supportvorgängen.

9.3 Zugriff auf Kundendaten

UPGRAIT greift im Rahmen technischer Arbeiten nur auf solche Daten zu, deren Verarbeitung für den konkreten Auftrag erforderlich ist oder technisch nicht sinnvoll vermeidbar ist.

Soweit UPGRAIT Daten eines Geschäftskunden ausschließlich weisungsgebunden verarbeitet, erfolgt dies im Rahmen der AVV.

Bei Aufträgen von Verbrauchern erfolgt die zur Durchführung des Auftrags erforderliche Verarbeitung insbesondere auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

9.4 Zugangsdaten

Zugangsdaten werden nur verarbeitet, soweit dies für die Durchführung eines Auftrags erforderlich ist.

Sie werden nicht länger aufbewahrt, als dies für den jeweiligen Auftrag, eine ausdrücklich vereinbarte laufende Betreuung oder eine sonstige rechtmäßige weitere Nutzung erforderlich ist.

9.5 Fernwartung und technische Herstellerportale

Für Fernwartung und technischen Support kann UPGRAIT – abhängig vom jeweiligen Kundenauftrag – insbesondere folgende Zugangswege einsetzen:

TeamViewer für beaufsichtigte und, soweit beauftragt, unbeaufsichtigte Fernwartung,
direkte technische Verbindungen wie VPN, SSH oder RDP,
Hersteller- und Geräteportale, insbesondere von Ubiquiti,
MyFRITZ! bzw. entsprechende AVM-/FRITZ!-Funktionen, soweit diese beim Kunden vorhanden oder für den Auftrag eingerichtet sind.

Bei der Nutzung solcher Dienste können je nach Anbieter insbesondere Geräte- und Verbindungskennungen, IP-Adressen, Benutzer-/Kontoinformationen, technische Metadaten und zur Durchführung der Fernwartung erforderliche Daten verarbeitet werden.

TeamViewer Germany GmbH, Bahnhofsplatz 2, 73033 Göppingen, kann im Rahmen der Nutzung von TeamViewer personenbezogene Daten verarbeiten. Soweit TeamViewer hierbei als Auftragsverarbeiter eingesetzt wird, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage der hierfür vorgesehenen datenschutzrechtlichen Vereinbarungen.

Bei Nutzung von Ubiquiti-Cloudfunktionen kann eine Verarbeitung durch Ubiquiti Inc. und verbundene Unternehmen erfolgen. Ubiquiti weist darauf hin, dass Dienste überwiegend in den USA gehostet werden und Daten auch in den USA verarbeitet werden können. Soweit personenbezogene Daten auf Grundlage des EU-U.S. Data Privacy Framework übermittelt werden, erfolgt die Übermittlung unter dessen Voraussetzungen; im Übrigen werden die jeweils erforderlichen Garantien verwendet.

MyFRITZ! wird nur eingesetzt, soweit dies im jeweiligen Kundenumfeld erforderlich bzw. vereinbart ist. Soweit ein MyFRITZ!-Dienst genutzt wird, gelten ergänzend die Datenschutzinformationen des jeweiligen Anbieters.

Soweit UPGRAIT solche Systeme lediglich im Auftrag eines Geschäftskunden administriert, bleibt die datenschutzrechtliche Verantwortlichkeit für die im Kundensystem verarbeiteten Inhalte grundsätzlich beim Kunden; die Einzelheiten richten sich nach der AVV.

10. Hosting, Domains, Webseiten und Mailserver

UPGRAIT erbringt Hosting- und Providerleistungen, insbesondere für:

Domains und DNS,
Webseiten und Webspace,
Datenbanken,
Mailserver und E-Mail-Postfächer.

10.1 Vertrags- und Verwaltungsdaten

Für die Einrichtung und Verwaltung solcher Leistungen verarbeitet UPGRAIT insbesondere:

Kunden- und Ansprechpartnerdaten,
Domain- und Vertragsdaten,
technische Konfigurationsdaten,
Abrechnungsdaten,
Support- und Kommunikationsdaten.

Diese Verarbeitung erfolgt in eigener Verantwortung zur Vertragsdurchführung bzw. Geschäftsverwaltung.

10.2 Inhalte und Daten des Kunden

Soweit UPGRAIT im Rahmen des Hostings personenbezogene Inhalte des Kunden speichert, übermittelt, sichert oder technisch verarbeitet, erfolgt dies bei Geschäftskunden regelmäßig als Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Für diese Daten ist grundsätzlich der jeweilige Kunde datenschutzrechtlich verantwortlich, soweit er über Zweck und Mittel der Verarbeitung entscheidet.

Betroffene Personen, deren Daten auf einer von einem Kunden betriebenen Webseite, in einem Kundenpostfach oder einem sonstigen Kundendienst verarbeitet werden, wenden sich bezüglich ihrer Betroffenenrechte grundsätzlich zunächst an den jeweiligen verantwortlichen Kunden.

Die Einzelheiten der Verarbeitung im Auftrag werden in der AVV geregelt.

10.3 Technische Standorte und Datensicherung

Die von UPGRAIT selbst betriebenen Hosting-Systeme befinden sich auf eigener Infrastruktur bzw. auf von UPGRAIT administrierten Servern in Deutschland.

Datensicherungen können auf eigener UPGRAIT-Infrastruktur an Standorten in Deutschland und Spanien gespeichert werden. Spanien gehört zur Europäischen Union; allein hierdurch findet keine Übermittlung in ein Drittland außerhalb EU/EWR statt.

10.4 Domains

Für Domainregistrierungen und -verwaltung setzt UPGRAIT insbesondere Hetzner Online GmbH als Registrar bzw. technischen Dienstleister ein.

Je nach Top-Level-Domain können personenbezogene bzw. notwendige Registrierungsdaten zusätzlich an die jeweils zuständige Registry oder weitere technisch erforderliche Stellen übermittelt werden, soweit dies zur Registrierung, Verwaltung oder Übertragung der Domain erforderlich ist.

11. Cloud-Dienste und Nextcloud

UPGRAIT stellt Cloud-Dienste, insbesondere Nextcloud, bereit. Die von UPGRAIT betriebenen Nextcloud-Systeme werden auf von UPGRAIT administrierter Infrastruktur in Deutschland betrieben.

Zur Vertrags- und Benutzerverwaltung kann UPGRAIT in eigener Verantwortlichkeit insbesondere verarbeiten:

Kundendaten,
Vertrags- und Tarifinformationen,
Ansprechpartner,
technische Verwaltungsdaten,
Supportinformationen,
Abrechnungsdaten.

Personenbezogene Inhalte, Dateien, Kalender-, Kontakt- oder sonstige Daten, die ein Geschäftskunde innerhalb einer bereitgestellten Nextcloud verarbeitet, werden grundsätzlich im Auftrag des jeweiligen Kunden verarbeitet, soweit UPGRAIT nicht ausnahmsweise für einen bestimmten Zweck selbst verantwortlich ist.

Die Einzelheiten einer solchen Auftragsverarbeitung werden in der AVV geregelt.

12. Schließanlagen

UPGRAIT plant, liefert, installiert, programmiert, wartet und repariert mechanische und elektronische Schließanlagen.

Hierbei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

Auftraggeber- und Ansprechpartnerdaten,
Objekt- und Standortdaten,
Schließpläne,
Schlüssel-, Zylinder- und Komponentenkennungen,
Zuordnung von Schlüsseln, Transpondern oder Berechtigungen,
Benutzer- und Berechtigungsdaten,
Wartungs-, Service- und Änderungsprotokolle,
bei elektronischen Anlagen gegebenenfalls Zutritts- oder Ereignisdaten, soweit diese für den jeweiligen Auftrag erforderlich sind.

Die Verarbeitung erfolgt zur Planung, Einrichtung, Wartung und Dokumentation der jeweiligen Schließanlage sowie zur Gewährleistung von Sicherheit und Nachvollziehbarkeit.

Soweit UPGRAIT personenbezogene Berechtigungs- oder Zutrittsdaten ausschließlich im Auftrag eines Geschäftskunden verarbeitet, erfolgt dies nach Maßgabe der AVV.

Je nach eingesetztem Schließsystem und Kundenauftrag kann UPGRAIT neben Objekt- und Komponentendaten auch personenbezogene Schließberechtigungen, Schlüssel-/Transponder-Zuordnungen sowie Zutritts- oder Ereignisprotokolle verarbeiten.

Ob und wie lange Zutritts- bzw. Ereignisdaten gespeichert werden, richtet sich nach dem jeweiligen System, dem konkreten Auftrag und gegebenenfalls den Vorgaben des verantwortlichen Kunden. Im Rahmen von Wartung oder Fehleranalyse kann ein zeitlich begrenzter Zugriff auf solche Ereignisdaten erforderlich sein.

Wegen der sicherheitsrelevanten Natur von Schließplänen, Berechtigungen und vergleichbaren Informationen können entsprechende Daten über die reine Leistungserbringung hinaus gespeichert werden, soweit dies für Gewährleistung, Wartung, Sicherheitsnachweise oder die Abwehr von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

13. Eigene Produkte des Herstellers UPGRAIT

UPGRAIT entwickelt, produziert und vertreibt eigene physische Produkte.

Im Zusammenhang mit eigenen Produkten können insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet werden:

Kunden- und Lieferdaten,
Seriennummern und Produktkennungen,
Herstellungs-, Auslieferungs- und Servicedaten,
Reklamations- und Gewährleistungsdaten,
Reparatur- und Wartungsinformationen,
technische Fehler- und Diagnosedaten, soweit diese im Rahmen von Support oder Service übermittelt werden,
Informationen zu sicherheitsrelevanten Vorfällen,
Kommunikationsdaten.

Die Verarbeitung erfolgt insbesondere zu folgenden Zwecken:

Lieferung und Vertragsabwicklung,
technischer Support,
Gewährleistung und Reparatur,
Qualitätssicherung,
Rückverfolgbarkeit von Produkten,
Erfüllung gesetzlicher Hersteller- und Produktsicherheitspflichten,
Durchführung erforderlicher Sicherheitsmaßnahmen, Rückrufe oder Kundeninformationen,
Geltendmachung und Abwehr von Rechtsansprüchen.

Rechtsgrundlagen sind je nach Sachverhalt Art. 6 Abs. 1 lit. b, c und f DSGVO.

13.1 Telemetrie und technische Produktdaten

Einzelne Produkte des Herstellers UPGRAIT können technische Betriebs- und Telemetriedaten an UPGRAIT-Systeme übermitteln.

Abhängig vom jeweiligen Produkt können hierzu insbesondere gehören:

Seriennummer oder Geräte-ID,
Hardware- und Firmwareversion,
technische Betriebszustände und Messwerte,
Fehler-, Ereignis- und Diagnosedaten.

Die Telemetriedaten werden auf eigenen UPGRAIT-Systemen in Deutschland verarbeitet.

Ob eine solche Übermittlung technisch erforderlich, optional oder überhaupt vorgesehen ist, richtet sich nach dem konkreten Produkt. Soweit die Verarbeitung für die Funktionsfähigkeit, Sicherheit, Fehlerdiagnose, Wartung oder Erfüllung vertraglicher Pflichten erforderlich ist, erfolgt sie auf der jeweils einschlägigen gesetzlichen Grundlage. Soweit eine Verarbeitung nur aufgrund einer Einwilligung zulässig ist, wird diese gesondert eingeholt.

Für ein konkretes Produkt können ergänzende produktspezifische Datenschutzinformationen bereitgestellt werden, wenn Art oder Umfang der dortigen Datenverarbeitung dies erfordern.

14. Generalunternehmer- und Bauprojektleistungen

UPGRAIT kann im Rahmen von Bau-, Ausbau-, Installations- und sonstigen Projekten als Generalunternehmer oder Projektauftragnehmer tätig werden.

Hierbei verarbeitet UPGRAIT insbesondere Daten von:

Auftraggebern,
Planern,
Architekten,
Handwerksunternehmen,
Lieferanten,
Subunternehmern,
Bauleitern,
Beschäftigten und Ansprechpartnern der Projektbeteiligten,
gegebenenfalls Eigentümern, Mietern oder sonstigen Nutzern eines Projektobjekts, soweit dies für das Projekt erforderlich ist.

Verarbeitet werden können insbesondere:

Kontakt- und Unternehmensdaten,
Projekt- und Auftragsdaten,
Baustellen- und Objektinformationen,
Termin- und Einsatzplanungen,
Angebote, Bestellungen und Rechnungen,
Kommunikationsverläufe,
Pläne und technische Unterlagen,
Leistungs- und Abnahmeprotokolle,
Mängel- und Nachtragsdokumentationen,
regelmäßige Foto- und Bilddokumentationen von Baustellen, Baufortschritt, Leistungen, Mängeln und Abnahmen; dabei können Personen unbeabsichtigt mit erfasst werden,
Zugangs- und Sicherheitsinformationen.

Die Verarbeitung erfolgt insbesondere zur:

Planung und Durchführung des Projekts,
Beauftragung und Koordination von Gewerken,
Termin- und Ressourcensteuerung,
Dokumentation des Projektfortschritts,
Qualitäts- und Mängelmanagement,
Abnahme und Abrechnung,
Erfüllung gesetzlicher Pflichten,
Geltendmachung und Abwehr von Ansprüchen.

Ist die betroffene Person selbst Vertragspartner, erfolgt die Verarbeitung insbesondere nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Bei Ansprechpartnern und Beschäftigten von Unternehmen oder sonstigen Projektbeteiligten erfolgt die Verarbeitung regelmäßig auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse besteht in einer ordnungsgemäßen und nachweisbaren Projektabwicklung.

15. Microsoft 365 und Teams – derzeit eingesetzte Unternehmenskommunikation

UPGRAIT nutzt derzeit Microsoft 365, insbesondere Exchange Online für geschäftliche E-Mail-Kommunikation und Microsoft Teams für Besprechungen und Zusammenarbeit.

Hierbei können insbesondere verarbeitet werden:

Namen und Kontaktdaten,
E-Mail-Adressen,
Kommunikationsinhalte,
Kalender- und Termindaten,
Teilnehmer- und Meetingdaten,
technische Verbindungs- und Diagnosedaten.

Microsoft 365 wird von Unternehmen der Microsoft-Gruppe bereitgestellt. Für Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum ist, soweit Microsoft selbst Verantwortlicher ist, insbesondere Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland, relevant.

Microsoft hat für seine Unternehmens-Onlinedienste eine EU-Datengrenze eingerichtet. Nach den Angaben von Microsoft werden für die erfassten Microsoft-365-Dienste Kundendaten und personenbezogene Daten grundsätzlich innerhalb der EU/EFTA gespeichert und verarbeitet. Microsoft weist zugleich darauf hin, dass in begrenzten betrieblichen Szenarien weiterhin Datenübermittlungen bzw. Remotezugriffe von außerhalb dieser Region stattfinden können.

Soweit Microsoft als Auftragsverarbeiter für UPGRAIT tätig wird, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage der vertraglichen Datenschutzbedingungen von Microsoft. Soweit Drittlandübermittlungen stattfinden, werden die jeweils erforderlichen Übermittlungsmechanismen und Garantien zugrunde gelegt.

UPGRAIT beabsichtigt, den derzeitigen Einsatz von Microsoft 365 für die eigene Unternehmenskommunikation zu ersetzen. Nach vollständiger Ablösung wird dieser Abschnitt entsprechend angepasst.

16. Verwaltung von Microsoft-Lizenzen über TD SYNNEX

Für Geschäftskunden, für die UPGRAIT Microsoft-Lizenzen oder Microsoft-Abonnements beschafft bzw. verwaltet, setzt UPGRAIT TD SYNNEX Germany GmbH & Co. OHG, Kistlerhofstraße 75, 81379 München, als Distributor bzw. Lizenz-/Cloud-Partner ein.

Hierbei können insbesondere folgende Kundendaten an TD SYNNEX übermittelt oder dort verarbeitet werden:

Unternehmensname,
Name und Kontaktdaten von Ansprechpartnern,
geschäftliche E-Mail-Adressen,
Kunden- bzw. Tenant-Zuordnungen,
bestellte bzw. verwaltete Lizenzprodukte und Mengen,
Vertrags-, Bestell- und Abrechnungsinformationen,
sonstige Daten, die für Bestellung, Bereitstellung und Verwaltung der jeweiligen Microsoft-Lizenzen erforderlich sind.

Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung des jeweiligen Kundenvertrags bzw. zur Verwaltung der vom Kunden beauftragten Microsoft-Lizenzen und, bei Ansprechpartnern eines Unternehmenskunden, auf Grundlage des berechtigten Interesses an einer ordnungsgemäßen Vertrags- und Lizenzverwaltung.

Soweit im Rahmen der Lizenzbereitstellung Daten zusätzlich durch Microsoft oder andere beteiligte Anbieter verarbeitet werden, gelten ergänzend deren jeweilige Datenschutz- und Vertragsbedingungen.

17. Zahlungsverkehr und SEPA-Basislastschrift

Soweit Zahlungen über Banküberweisung oder SEPA-Basislastschrift abgewickelt werden, verarbeitet UPGRAIT insbesondere:

Name des Zahlers bzw. Kontoinhabers,
IBAN,
gegebenenfalls BIC,
Mandatsreferenz,
Gläubiger-Identifikationsnummer,
Rechnungs- und Forderungsdaten,
Zahlungsstatus,
Rücklastschrift- und Bankinformationen.

Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung des Zahlungsverkehrs und zur Erfüllung des Vertrags, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sowie zur Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Pflichten, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Zahlungsdaten werden an die beteiligten Kreditinstitute und gegebenenfalls eingesetzte Zahlungsdienstleister übermittelt, soweit dies zur Zahlungsabwicklung erforderlich ist.

18. Sicherheits-, Abuse- und Hinweismeldungen

UPGRAIT stellt Möglichkeiten zur Meldung mutmaßlich rechtswidriger Inhalte, missbräuchlicher Nutzung, Sicherheitsvorfälle oder sonstiger relevanter Sachverhalte bereit.

Bei einer Meldung können insbesondere verarbeitet werden:

vom Meldenden angegebene Kontaktdaten,
Inhalt und Begründung der Meldung,
betroffene URL, Domain, Dienst oder Ressource,
übermittelte Nachweise und Anhänge,
Zeitstempel,
technische Sicherheits- und Missbrauchsinformationen,
pseudonymisierte oder anderweitig technisch geschützte Merkmale zur Missbrauchsabwehr,
Bearbeitungs-, Kommunikations- und Entscheidungsdokumentation.

Die Verarbeitung erfolgt, soweit einschlägig, zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO sowie auf Grundlage berechtigter Interessen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, insbesondere zur Abwehr von Missbrauch, zum Schutz der Infrastruktur und zur Dokumentation bzw. Verteidigung rechtlicher Positionen.

19. Empfänger und Kategorien von Empfängern

UPGRAIT betreibt wesentliche interne Systeme, insbesondere Kunden-/Auftragsverwaltung, Ticketsystem und Warenwirtschaft/Buchhaltung, auf eigener bzw. selbst administrierter Infrastruktur. Für die Warenwirtschaft und Buchhaltung wird eine On-Premises-Lösung von Hamburger Software eingesetzt.

Personenbezogene Daten werden nur an externe Empfänger weitergegeben, soweit hierfür eine Rechtsgrundlage besteht oder dies für die jeweilige Leistung erforderlich ist.

Je nach Vorgang können insbesondere folgende Empfängerkategorien betroffen sein:

interne, zuständige Mitarbeiter von UPGRAIT,
Rechenzentrums-, Hosting-, Telekommunikations- und IT-Dienstleister,
Anbieter von Ticket-, Kommunikations-, Dokumentations- oder Verwaltungssystemen,
Registrare, Registries und Domain-Dienstleister,
Hersteller, Distributoren, Lieferanten und Reparaturdienstleister,
Transport- und Logistikunternehmen,
Banken und Zahlungsdienstleister,
Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Buchhaltungsdienstleister,
Rechtsanwälte und sonstige berufliche Berater,
Versicherungen,
Inkasso- oder Forderungsdienstleister,
Handwerksbetriebe, Subunternehmer, Planer und sonstige Projektbeteiligte,
Behörden, Gerichte und sonstige öffentliche Stellen, soweit eine gesetzliche Pflicht oder Berechtigung besteht.

Dienstleister, die personenbezogene Daten im Auftrag von UPGRAIT verarbeiten, werden nach Maßgabe von Art. 28 DSGVO eingesetzt.

20. Datenübermittlungen in Drittländer

Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Staaten außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums erfolgt nur, wenn hierfür die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind.

Dies kann insbesondere der Fall sein, wenn:

für das betreffende Land ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission besteht,
geeignete Garantien, insbesondere EU-Standardvertragsklauseln, vereinbart wurden,
eine gesetzliche Ausnahme nach Art. 49 DSGVO greift oder
eine Übermittlung im Einzelfall zur Durchführung eines Vertrags erforderlich und gesetzlich zulässig ist.

Soweit UPGRAIT regelmäßig einen Dienst einsetzt, der personenbezogene Daten in ein Drittland übermittelt, werden die für diese konkrete Verarbeitung erforderlichen zusätzlichen Informationen in dieser Datenschutzerklärung oder einer ergänzenden Datenschutzinformation bereitgestellt.

Bei externen technischen Diensten können – abhängig vom jeweiligen Dienst – Drittlandübermittlungen stattfinden. Konkrete, für UPGRAIT derzeit relevante Drittlandbezüge werden in den jeweiligen Abschnitten dieser Datenschutzerklärung beschrieben.

21. Speicherdauer und Löschung

UPGRAIT speichert personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen.

Je nach Datenart gelten insbesondere folgende Kriterien:

21.1 Vertrags- und Kundendaten

Daten werden für die Dauer der Geschäftsbeziehung gespeichert und anschließend gelöscht, sofern sie nicht für gesetzliche Aufbewahrungspflichten, Gewährleistung, Verjährung, Rechtsverteidigung oder sonstige legitime Zwecke weiter benötigt werden.

21.2 Handels- und Steuerunterlagen

Gesetzlich aufbewahrungspflichtige Unterlagen werden für die jeweils gesetzlich vorgeschriebene Dauer gespeichert.

Je nach Unterlage können derzeit insbesondere Aufbewahrungsfristen von sechs, acht oder zehn Jahren gelten.

21.3 Support- und Ticketdaten

Support- und Ticketdaten werden so lange gespeichert, wie dies für Bearbeitung, Dokumentation, Nachvollziehbarkeit, Gewährleistung, wiederkehrende technische Betreuung oder Rechtsverteidigung erforderlich ist.

Nicht mehr erforderliche Inhalte werden im Rahmen der festgelegten Löschprozesse entfernt.

21.4 Zugangsdaten

Zugangsdaten werden gelöscht bzw. aus aktiven Arbeitsunterlagen entfernt, sobald sie für den jeweiligen Auftrag oder eine ausdrücklich vereinbarte laufende Betreuung nicht mehr benötigt werden.

21.5 Projekt- und Baudokumentation

Projektunterlagen werden für die Dauer des Projekts sowie anschließend so lange gespeichert, wie sie für Abrechnung, Gewährleistung, Nachweis-, Aufbewahrungs- oder Verjährungszwecke erforderlich sind.

21.6 Produkt- und Servicedokumentation

Produktbezogene Daten können für die Lebensdauer des Produkts und darüber hinaus gespeichert werden, soweit dies für gesetzliche Hersteller-, Sicherheits-, Rückverfolgbarkeits-, Gewährleistungs- oder Haftungszwecke erforderlich ist.

21.7 Sicherheitsdaten

Sicherheits- und Protokolldaten werden grundsätzlich nur für den erforderlichen Zeitraum gespeichert. Bei einem Sicherheitsvorfall oder konkretem Missbrauchsverdacht können relevante Daten bis zum Abschluss der Untersuchung und gegebenenfalls darüber hinaus zur Rechtsverfolgung oder Rechtsverteidigung aufbewahrt werden.

22. Herkunft von Daten, die wir nicht direkt von der betroffenen Person erhalten

UPGRAIT erhält personenbezogene Daten nicht ausschließlich von der betroffenen Person selbst.

Je nach Geschäfts- oder Projektbeziehung können Daten insbesondere stammen von:

Arbeitgebern oder Auftraggebern der betroffenen Person,
Kunden,
Lieferanten,
Herstellern und Distributoren,
Projektpartnern,
Planern, Architekten und Handwerksunternehmen,
öffentlichen Registern und allgemein zugänglichen Quellen,
Registraren und technischen Dienstleistern,
sonstigen an einem Auftrag beteiligten Stellen.

Dabei werden grundsätzlich nur solche Daten verarbeitet, die für den jeweiligen Geschäfts-, Service- oder Projektzweck erforderlich sind.

23. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Bestimmte personenbezogene Daten sind erforderlich, um einen Vertrag anzubahnen, abzuschließen oder durchzuführen oder gesetzliche Pflichten zu erfüllen.

Ohne die hierfür erforderlichen Angaben kann UPGRAIT einen Auftrag gegebenenfalls nicht anbieten, annehmen oder durchführen.

Soweit die Bereitstellung freiwillig ist, wird dies entsprechend behandelt.

24. Newsletter, Werbung und Social-Media-Links

UPGRAIT versendet derzeit keinen Newsletter und setzt keine personalisierte E-Mail-Marketingplattform ein.

Auf der Webseite können einfache Links zu externen Social-Media-Angeboten enthalten sein. Beim bloßen Aufruf einer UPGRAIT-Webseite werden über solche reinen Links keine Social-Media-Inhalte eingebettet und keine Social-Media-Pixel durch UPGRAIT geladen. Erst wenn ein Nutzer einem externen Link folgt, gelten die Datenschutzbedingungen des jeweiligen Plattformanbieters.

25. Datensicherheit

UPGRAIT trifft angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten gegen Verlust, Manipulation, unbefugten Zugriff und sonstige Risiken zu schützen.

Die Maßnahmen werden unter Berücksichtigung des Stands der Technik, der Implementierungskosten, Art, Umfang, Umstände und Zwecke der Verarbeitung sowie der unterschiedlichen Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere der Risiken festgelegt und regelmäßig überprüft.

26. Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling

UPGRAIT setzt im Rahmen der in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Verarbeitungen grundsätzlich keine ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung beruhenden Entscheidungen mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO ein.

Sollte für eine konkrete Leistung künftig eine solche Verarbeitung eingesetzt werden, wird darüber gesondert informiert.

27. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte:

Auskunft über die verarbeiteten personenbezogenen Daten, Art. 15 DSGVO,
Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung unvollständiger Daten, Art. 16 DSGVO,
Löschung personenbezogener Daten, Art. 17 DSGVO,
Einschränkung der Verarbeitung, Art. 18 DSGVO,
Datenübertragbarkeit, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen des Art. 20 DSGVO vorliegen,
Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO, Art. 21 DSGVO,
Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft, Art. 7 Abs. 3 DSGVO,
Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde, Art. 77 DSGVO.

Widerspruch nach Art. 21 DSGVO

Soweit UPGRAIT personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeitet, kann die betroffene Person aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen.

UPGRAIT verarbeitet die betreffenden Daten dann nicht weiter, sofern keine zwingenden schutzwürdigen Gründe für die Verarbeitung bestehen, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen, oder die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.

28. Beschwerderecht bei der Datenschutzaufsicht

Betroffene Personen haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

Für UPGRAIT ist insbesondere folgende Aufsichtsbehörde zuständig:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW)
Kavalleriestraße 2–4
40213 Düsseldorf
Deutschland

Telefon: 0211 38424-0
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Das Beschwerderecht kann auch bei einer anderen nach Art. 77 DSGVO zuständigen Aufsichtsbehörde ausgeübt werden.

29. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

UPGRAIT kann diese Datenschutzerklärung anpassen, wenn sich gesetzliche Anforderungen, Geschäftsprozesse, technische Systeme oder angebotene Leistungen ändern.

Maßgeblich ist die jeweils veröffentlichte aktuelle Fassung.

UPGRAIT GmbH
Datenschutzerklärung – Stand: Oktober 2026